Article 1 : Création et Organisation du
COMITE OPERATIONNEL – 5 juin 2014
La création d’un Comité Opérationnel du GRECO ( CO ), complétant les instances existantes du CA et du Bureau, qui demeurent, a été décidée lors du CA du 2 avril 2014 et validée lors de l’AG du 5 juin 2014.
Les points qui suivent détaillent l’organisation de cette nouvelle instance, son articulation par rapport au CA et au Bureau, et son fonctionnement. Ils forment la synthèse des avis et discussions exprimés au sein du Groupe de Travail auquel ont participé à titres divers : Philippe P. Linssen, Luc Dubois, Daniel Mathieu, Claude Laurens, André Garnault, William Vitte et Jean-Pierre Buchaillet, et des discussions et décisions qui ont eu lieu lors du CA du 2 Avril 2014.
Suite à l’agrément et au vote positif du CA, la création de ce Comité Opérationnel est rendue effective dans le cadre de la mise sur pied du Règlement Intérieur du GRECO, lequel a fait l’objet d’une présentation lors de l’AG du 5 Juin 2014.
1/ Constat
Le GRECO a réalisé ces dernières années des opérations importantes, qui ont été de grands succès : par exemple le 40ème, ou le 45ème. Dans ces cas, les choses ont été réalisées par des « CoPils » ( Comités de Pilotage ), qui se sont formés de manière ad-hoc et flexible, et qui ont compris certains membres du CA, d’autres du Bureau, et des personnes volontaires et intéressées ne faisant partie ni de l’un ni de l’autre.
Il est par ailleurs fait le constat que les 2 instances existantes actuellement, le CA et le Bureau, sont un peu formelles et parfois trop rigides ( membres nommés pour 1 an, durée ne prévoyant pas la possibilité d’y nommer d’autres personnes durant ce temps là ), les membres du CA d’un côté n’étant pas tous opérationnels, tandis que les membres du Bureau sont en nombre trop restreint.
2/ Décision
Il est décidé de créer un COMITE OPERATIONNEL ( CO ), organe de réalisation mais aussi de proposition, agissant en quelque sorte comme un CoPil permanent ou un Bureau élargi, flexible et ouvert à des camarades qui ne seraient ni membres du CA ni membres du Bureau, et dont la composition pourrait varier en fonction de tâches à remplir ou d’opérations à effectuer, accueillant en particulier les « Jeunes Anciens » du GRECO ainsi que les camarades ayant la volonté de proposer et de réaliser des manifestations particulières, ou de remplir certaines fonctions permanentes ou ponctuelles non répertoriées parmi les responsabilités des membres du Bureau ou pouvant être déléguées.
3/ Les tâches du Comité Opérationnel ( CO )
Le CO est l’organe qui ” fait les choses ” au sein du GRECO, en étant à la fois force d’action, mais aussi force de proposition par rapport au CA.
Le CO anime le GRECO en proposant des initiatives et en prenant en charge l’organisation de celles-ci. Il prépare les éléments de communication nécessaire. Il est l’instance de décision au quotidien par rapport aux orientations générales ou particulières décidées par le CA.
4/ Articulation du CO par rapport au CA et au Bureau
– Le CO complète les instances statutaires et ne se substitue pas à elles.
– Le CO remplace le Bureau dans son rôle opérationnel et de propositions.
– Le Bureau continue d’exister en tant qu’instance légale et conserve les responsabilités et fonctions pour lesquelles les membres du Bureau sont élus.
– Le Président du GRECO est de fait et de droit Président du CO.
– Le CO reporte au CA ( et non pas au Bureau ). Ses propositions sont soumises au CA pour validation.
5/ Composition du CO
– Sont membres de droit du CO : les Présidents de Groupe et les Membres du Bureau. Les membres du Bureau gardent leur fonction au sein du CO : Président, Vice-Présidents, Secrétaire Général et Adjoint, Trésorier et Adjoint.
– Autres membres du CO : toutes autres personnes agrées par le CO porteuses d’un projet ou d’actions à réaliser agréées par le CO ( exemple les Jeunes Anciens du GRECO ), ou désireuses d’y prendre une responsabilité, et disponibles pour contribuer de façon opérationnelle.
– Les Présidents de Groupe désignent un représentant permanent au sein du CO.
La composition du CO peut donc varier dans le temps en fonction des projets à réaliser. Le CO peut à tout moment agréer un membre supplémentaire, pour une tâche ou une responsabilité ponctuelle ou plus permanente. Il a aussi la possibilité d’y mettre fin. Le CO peut ainsi décider de faire appel de candidature auprès des Présidents de Groupe pour trouver tel ou tel Diplômé qui aurait des compétences particulières par rapport à un besoin ou pour des actions spécifiques.
6/ Réunions du CO
Le Président du GRECO, qui est donc Président du CO, convoque et préside les réunions du CO. En cas d’absence, il désigne une personne pour présider la réunion à sa place. Le Secrétaire Général du GRECO, membre du Bureau et donc membre de droit du CO, agit en tant que Secrétaire pour les réunions du CO. En cas d’absence à une réunion du CO, il est aussi tenu de désigner une personne pour le remplacer dans ce rôle.
Les réunions du CO ont lieu au minimum une fois tous les 2 mois ( soit au minimum 5 fois par an ), le CO ayant latitude d’organiser des réunions plus fréquentes selon les projets et actions chaque fois que nécessaire. Chaque école peut proposer au CO des thèmes à traiter ou des actions à réaliser.
Les Présidents de Groupes s’assurent qu’au moins un membre de leur Ecole sera présent aux réunions du CO ; dans le cas où ni eux, ni leur représentant permanent au CO, ni aucun membre de leur Ecole faisant partie du CO ne pourrait être présent, les Présidents de Groupe s’efforcent de désigner un représentant ponctuel pour la réunion.
Un ordre du jour ( OdJ ) est dressé avant toute réunion ; un compte rendu ( CR ) est effectué après chaque réunion. Outre les membres du CO qui en sont destinataires, les membres du CA non membres du CO sont mis en copie de ces OdJs et ce ces CRs, et ont loisir de faire part de leur remarques avant et après ces réunions, ainsi bien sûr qu’aux réunions de CA.
7/ Autres points d’organisation et fonctionnement
Certains membres du CO peuvent organiser des manifestations sans obligation de réunion et décision de l’ensemble du CO, avec les moyens qu’ils désirent : exemple les Jeunes Anciens, les responsables des Clubs, etc… Dans la mesure où ces manifestations font apparaître le nom du GRECO, et peuvent de ce fait engager la responsabilité juridique des responsables légaux du GRECO, ils doivent cependant tenir le CO au courant de leurs actions. En cas d’implication financière ( engagement des fonds du GRECO ), l’accord du CO, ou du CA selon l’ampleur, est nécessaire.
Dans le cas de circonstances exceptionnelles, les membres du Bureau conservent le droit s’ils le jugent utile d’organiser une réunion sans les autres membres du CO. On peut penser toutefois que ceci ne serait que théorique et dans les faits non nécessaire.
8/ Autres précisions
– Les décisions du CA s’imposent au CO. Les budgets du GRECO restent décidés et votés par le CA, sur proposition du CO.
– Les décisions stratégiques et statutaires ( telles que l’entrée d’un nouveau Groupe, modification des statuts, etc…) restent prises en AG, sur proposition du CA, lequel se sera précédemment vraisemblablement prononcé sur les propositions en ce sens qui auront été faites par le CO.